Formarea echipei de coordonare
Pentru ca activitățile proiectului să se desfășoare în cele mai bune condiții, echipa trebuie să cuprindă, pe lângă coordonatorul de județ, mai multe persoane care să răspundă de următoarele roluri:
Recrutarea voluntarilor pentru echipa de organizare se face atât de către echipa județeană, cât și de către cea națională.
Metode de recrutare: campanii de comunicare în social media, anunturi pe site-urile de locuri de muncă, recomandări personale, întâlniri și discuții cu ONG-urile județene și cu alte grupuri/comunități informale.
Voluntarilor care se vor implica în activitățile de organizare ale proiectului vor beneficia de contract si certificat de voluntariat.
Identificare terenului pe care va fi realizată plantarea
”Plantăm fapte bune în România” împădurește terenuri publice, de preferat pe suprafețe mai mari de 3 ha.
Identificarea unui asemenea teren se face fie pe baza unei cereri către primării prin intermediul Instituției Prefectului sau/și a Consiliului Județean, fie prin discuție directă cu un reprezentant al primăriei, acolo unde este cazul. În momentul în care primim un răspuns favorabil, prezentăm instituției acordul nostru de parteneriat. După semnarea acordului de parteneriat, este nevoie de o hotărâre de consiliu local.
În discuțiile cu reprezentanții instituției publice, trebuie sa verificăm că terenul care ni se oferă spre împădurire nu are un regim special (sit Natura 2000 sau orice altă încadrare similară), nu face obiectul unui proces juridic, nu este pășune etc.
Noi nu oferim consultanță juridică și nu ne asumăm răspunderea pentru procedurile și documentele pe care instituția publică este obligată să le realizeze, în calitate de proprietar al terenului (inclusiv prin prevederile acordului de parteneriat pe care îl semnează cu noi).
Realizarea proiectului tehnic
După ce ne-am asigurat că avem un acord de parteneriat și hotărârea de consiliu local pentru terenul pe care vrem să plantăm, trebuie să identificăm specialiști în domeniul silvic care pot realiza memoriul tehnic necesar împăduririi (un document care cuprinde caracteristicile solului și care ne prezintă ce tipuri de puieți putem planta, în ce cantitate, la ce distanță etc.).
Memoriul tehnic poate fi realizat de către ingineri silvici aparținând diferitelor instituții ale statului (Direcțiile Silvice județene, Institutele de Cercetări și Amenajări Silvice, Gărzile Forestiere Județene), cu ajutorul cadrelor universitare și al studenților de la facultățile de profil, prin intermediul firmelor private specializate.
Pregătirea plantării
În momentul în care știm suprafața terenului, tipurile de puieți pe care îi putem planta și numărul lor, putem să estimăm și numărul de voluntari și de unelte de care avem nevoie și nevoile de transport și masă.
Numărul de voluntari depinde și de situația terenului - pot fi terenuri pe care se poate interveni mecanizat și se poate pregăti plantarea, astfel încât gropile să poate fi făcute ușor, dar pot fi terenuri imposibil de pregătit (lipsa căilor de acces, alunecare de teren etc.) și atunci gropile vor fi mult mai greu de făcut. De asemenea, pe unele terenuri, tipul de puiet poate solicita o groapa de dimensiuni mari (60/60/60cm) ceea ce face ca nevoia de voluntari sa creasca. Caracteristicile terenului determina si sursele din care ne recrutăm voluntarii (cu cât terenul este mai greu de împădurit, cu atât avem nevoie de voluntari apți pentru o asemenea muncă). Fiecare situație în parte va fi una specială, motiv pentru care orice estimare făcută înainte să avem suprafața, caracteristicile terenului și memoriul tehnic, este inexactă.